Dokumentų naikinimo aktas sudaromas norint sunaikinti naikintinus dokumentus. Dokumentai vertinami ir sprendimai dėl tolesnio dokumentų (bylų) saugojimo ar naikinimo priimami.
Parsisiųsti: Dokumentų naikinimo aktas (docx)
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nurodo, kaip reikia atlikti dokumentų vertinimą ir paruošti dokumentus naikinimui. Žemiau pateikiame ištrauką iš taisyklių:
V.DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ IR NAIKINIMAS
- Dokumentai vertinami pagal šiuos jų reikšmingumo kriterijus:
46.1. tenkina įstaigos administravimo ir informacinius poreikius;
46.2. užtikrina įstaigos veiklos įrodymus;
46.3. užtikrina su įstaigos veikla susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus;
46.4. gali būti tinkami tyrimams atlikti;
46.5. suteikia informaciją apie įstaigos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus mokslo ir kultūros tikslais.
- Dokumentai vertinami ir sprendimai dėl tolesnio dokumentų (bylų) saugojimo ar naikinimo priimami:
47.1. nustatant dokumentų saugojimo terminus, jei jų nenustato teisės aktai;
47.2. pasibaigus dokumentų saugojimo terminui arba jį keičiant;
47.3. tvarkant užbaigtas bylas šių Taisyklių 41 punkte nustatyta tvarka.
- Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.
- Dokumentų vertinimą atlieka ir siūlo sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo atitinkamą veiklos sritį administruojantys (priskirtą funkciją atliekantys) įstaigos struktūriniai padaliniai (atsakingi darbuotojai) kartu su darbuotojais, atsakingais už bylų sudarymą bei jų apskaitos tvarkymą.
- Pagal šių Taisyklių 46 punkte nurodytus kriterijus įvertintiems dokumentams ir byloms numatomi tolesnio saugojimo terminai, arba dokumentai ir bylos atrenkami naikinti:
50.1. Iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų sudaromos bylos pagal numatomus jų saugojimo terminus.
50.2. Ilgai ir nuolat saugoti atrinktos ir iš atrinktų dokumentų sudarytos naujos bylos įforminamos ir įrašomos į apyrašus kartu su tvarkomų kalendorinių metų bylomis šių Taisyklių 41.1–41.5, 41.7, 42, 43, 61–63 punktuose nustatyta tvarka.
50.3. Sudaromas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų bylų, kurių pasibaigęs saugojimo laikas pratęsiamas.
50.4. Atrinkti naikinti dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (12 priedas).
Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie yra įrašyti į prie akto pridedamus apskaitos dokumentus (sąrašą ar pan.). Šiuo atveju dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius.
Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į dokumentų naikinimo aktą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi (pvz., asmens bylos ar kita) – kaip atskiros bylos.
- Sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų bylų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti.
Apskaitos dokumentų duomenys derinami ir tvirtinami pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus.
- Dokumentai naikinami, kai dokumentų naikinimo akto duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus, patvirtina įstaigos vadovas. Akto duomenys tvirtinami, jei tų metų ilgai ir nuolat saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į bylų apyrašus ar kitus apskaitos dokumentus (sąrašus, žurnalus, registrus).
- Patvirtinus dokumentų naikinimo akto duomenis, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija nebūtų atpažįstama.
Pageidaujant galime konsultuoti, sudaryti dokumentų naikinimo aktą ir atlikti konfidencialų ir patikimą dokumentų naikinimą.
Raktažodžiai: dokumentų naikinimo akto pavyzdys, dokumentų naikinimo aktas, bylų naikinimo aktas